График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
- мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
- почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
- супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
Что отразить в графике | Комментарий |
---|---|
Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков:
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков: бланк
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .
Приказ о графике отпусков: образец
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков: образец
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусковг. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
приказываю:
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
- период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
График отпусков образец заполнения в 2019 году
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
---|---|---|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.
Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
4 | 5||||||||||||||||||
1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6|
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
- нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
- в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .
График отпусков - это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.
Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:
Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.
1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.
2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск «Примечание».
График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.
График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.
Декабрь для работодателя - это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа. Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней. Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника. Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности. Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.
Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления
Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц - штраф от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.
Форма составления графика отпусков
График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».
График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.
Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.
Время утверждения графика отпусков
Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего, К этому дню график должен быть составлен.
Что должно быть учтено при составлении графика отпусков
При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.
Кто может использовать отпуск в любое время
Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.
Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев
Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.
Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:
Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;
работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;
беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Досрочное предоставление отпусков
Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:
- Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
- Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.
Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.
Планирование количество дней отпуска в графике отпусков
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.
Такое право имеют:
— несовершеннолетние - 31 календарный день;
— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) - не менее 30 календарных дней;
— педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;
— государственные гражданские служащие - 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.
Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков
При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.
Так же следует поступить и при составлении графика отпусков - суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.
Учебный отпуск в графике отпусков
Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.
Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.
Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.
Не использованные дни отпуска
К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?
Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.
Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:
— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;
— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Изменение графиков отпусков
В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.
Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.
Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.
В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.
1. К действующему графику отпусков оформляют приложение - такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.
2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.
Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.
Похожих статей пока нет.
Время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.
Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.
Правила составления графика отпусков
График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.
- сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
- матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
- мужья во время пребывания его жены (статья 123 ТК РФ);
- почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
- лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
- ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
- ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
- лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.
Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.
Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.
В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.
Сроки
График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.
Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.
Каковы особенности составления графика?
Порядок
Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство.
Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.
Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.
Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:
- ФИО работника;
- его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
- количество дней отпуска в плановом году;
- примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
- фактический период отдыха.
Плановая длительность может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.
После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.
Нужен ли отдельный приказ?
Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.
Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.
В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:
- прием или увольнение сотрудников;
- обращение самого работника с просьбой о отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
- возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
- денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.
Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.
О правилах составления также рассказывается в видео ниже.
Типичные ошибки
Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:
- неправильный расчет длительности основного и ;
- несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
- когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
- отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.
Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.
График отпусков - один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.
График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков - это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.
Пожелания работников при составлении графика
Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ );
- лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ );
- работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ );
- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ );
- мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ );
- один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ );
- пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» );
- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» );
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» );
- инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах» );
- супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих» );
- граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» );
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» );
- лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов» );
- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» ).
Форма и правила заполнения графика
График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.
В графе 2 - должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.
В графе 3 - ФИО работника.
В графе 4 - табельный номер.
В графе 5 - количество календарных дней положенного работнику отпуска.
В графе 6 - запланированная дата отпуска.
На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» - дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.
Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ ).
Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).
Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.
Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.
Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ , согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Нюансы заполнения
Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ ).
Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ ).
Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 - 176 ТК РФ ).
Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов - заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.
Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».
Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.
К сведению
Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ ).
В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?
Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.
Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.
При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.
Изменения в графике отпусков
Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ , а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.Обратите внимание
Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ ).
Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.
Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.
В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:
перенесение отпуска | Примечание |
|||
запланированная | фактическая | основание (документ) | предпо-лага-емого отпуска |
|
Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014 | Отпуск переносится по просьбе работника |
Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:
перенесение отпуска | Примечание |
|||
запланированная | фактическая | основание (документ) | предпо-лага-емого отпуска |
|
Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25 | Отпуск переносится в связи с болезнью работника |
К сведению
Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.
Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:
перенесение отпуска | Примечание |
|||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска |
|
Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014 | Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам |
Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:
перенесение отпуска | Примечание |
|||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска |
|
Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26 | Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже |
Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 - дата переноса, в графе 10 - причины переноса.
Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:
перенесение отпуска | Примечание |
|||
запланированная | фактическая | основание (документ) | предполага-емого |
|
Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у | Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска |
Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.
Унифицированная форма Т-7Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1
(наименование организации)М. В. Сезонов
ГРАФИК ОТПУСКОВ
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Примечание |
||||||||||
количество календарных дней | перенесение отпуска |
|||||||||||||
запланированная | факти-ческая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска |
|||||||||||
Администрация | Директор | Сезонов Михаил Викторович | Три дня за ненормированный рабочий день | |||||||||||
Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Власова Марина Сергеевна | Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013 | Отпуск переносится по просьбе работника | ||||||||||
Отдел кадров | Начальник отдела кадров | Комлева Инна Геннадьевна | ||||||||||||
Руководитель кадровой службы | Начальник отдела кадров | Комлева | И. Г. Комлева | |||||||||||
(должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||||
Отпускная кампания 2011 г. завершается. И снова предстоит организовывать работу по составлению графика отпусков уже на следующий календарный год. Эту работу кадровой службе целесообразно провести, не дожидаясь наступления нового года.
Организация работы по составлению графика отпусков
График отпусков - это локальный нормативный правовой акт организации, который определяет очередность предоставления трудовых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений организации.
Порядок составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной на предприятии.
Организациям с достаточно большой численностью работников следует позаботиться о предстоящей отпускной кампании уже в ноябре (например, путем издания приказа (распоряжения) нанимателя с указанием руководителям структурных подразделений представить сведения о планируемых их работниками отпусках). Если в организации создана профсоюзная организация, необходимо определить сроки нахождения проекта графика отпусков на рассмотрении этого органа. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации.
Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
График трудовых отпусков в организации составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводят до сведения всех работников.
Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно при условии его наличия в организации. Без согласования с профсоюзом данный график будет являться недействительным.
Форма и содержание графика отпусков
В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков.
Вместе с тем приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), куда включена унифицированная форма графика отпусков (см. приложение).
В унифицированной форме этого документа графа для проставления отметки об ознакомлении работников с графиком отпусков не предусмотрена.
В нормативных правовых актах РБ отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись, поэтому способы доведения графика до сведения работников могут различаться. На практике обычно используют один из следующих вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:
1) размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);
2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.
Наиболее целесообразным является 2-й вариант. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно составить приложение в виде листа ознакомления работников.
Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день следует зафиксировать в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.
Что должен помнить специалист по кадрам при составлении графика отпусков
Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК (ст. 167 ТК).
При составлении графика отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым предоставлено право на предоставление трудового отпуска в определенное время или периоды (часть четвертая ст. 168 ТК).
Cледует также учитывать положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора, поскольку в них могут содержаться категории работников, которым трудовой отпуск предоставляется по их желанию в летнее либо любое другое удобное время. Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.
После подачи в отдел кадров руководителями структурных подразделений предложений о запланированных их работниками отпусках в установленный нанимателем срок (например, не позднее 15 декабря) дальнейший их анализ осуществляет специалист кадровой службы.
На что необходимо обратить внимание специалисту по кадрам при обработке поступивших предложений от руководителей структурных подразделений
В первую очередь специалист по кадрам рассматривает в отношении каждого работника предложение о месяце (дате начала) трудового отпуска с учетом его рабочего года. Такая необходимость обусловлена нормой ст. 170 ТК: трудовой отпуск необходимо предоставить работнику в течение рабочего года (ежегодно).
Рабочий год - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
Пример
Работник был принят на работу 4 июля 2010 г. Его рабочий год исчисляется с 4 июля 2010 г. по 3 июля 2011 г. Продолжительность трудового отпуска составляет 30 календарных дней. За указанный рабочий год работник уже использовал трудовой отпуск в 2011 г. В график отпусков на 2012 г. ему может быть запланирован трудовой отпуск только в период с 1 января 2012 г. по 4 июня 2012 г., т.е. реально работник должен использовать трудовой отпуск до окончания рабочего года - 3 июля 2012 г.
Если данный работник желает использовать свой трудовой отпуск в другой период, например в сентябре 2012 г., то в график отпусков следует включать 2 отпуска: один - за рабочий год с 4 июля 2011 г. по 3 июля 2012 г. (до 4 июня 2012 г.), второй - за рабочий год с 4 июля 2012 г. по 3 июля 2013 г. на сентябрь.
При разделении трудового отпуска на части (часть первая ст. 174 ТК), в т.ч. по желанию работника, в период составления графика отпусков в графике необходимо указывать 2 части отпуска.
Изменение времени предоставления трудового отпуска как мера дополнительного взыскания
Наниматель имеет право применить дополнительные меры взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК), например изменить время предоставления трудового отпуска. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
При этом право работника на получение трудового отпуска в период, предусмотренный частью четвертой ст. 168 ТК, не исключает право нанимателя на применение дополнительных мер взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок.
Оптимальный вариант - трудовой отпуск в полном размере каждый год
Составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (например, сверив информацию в личной карточке) и включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо предоставив отдельной частью.
Справочно: наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно) (ст. 170 ТК).
Вместе с тем право на перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год закреплено в 2 статьях ТК - ст. 170 и 174.
В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК). Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимую часть трудового отпуска по желанию работника присоединяют к отпуску за следующий рабочий год или используют отдельно.
Иными словами, наниматель обязан предоставить в текущем рабочем году, а работник должен использовать не менее 14 календарных дней трудового отпуска.
При этом запрещено непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.
Возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска (ст. 174 ТК). Однако работник должен использовать в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.
Необходимо помнить, что отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.
Трудовой отпуск за первый рабочий год
Условия предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год предусмотрены ст. 166 ТК.
Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.
До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска следующим категориям работников по их желанию:
Женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
- лицам моложе 18 лет;
- работникам, принятым на работу в порядке перевода;
- совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
- участникам Великой Отечественной войны;
- женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования;
- другим лицам в случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).
Вместе с тем законодательство допускает предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней с согласия нанимателя и другим работникам. В этом случае у нанимателя есть право до истечения 6 месяцев работы у него предоставлять трудовой отпуск пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Таким образом, предоставляемая часть трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что фактически является разделением отпуска на части.
Шесть месяцев - это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск за первый рабочий год. Трудовой отпуск может быть предоставлен в первом рабочем году через 6-11 месяцев.
Особенности предоставления трудового отпуска совместителям
При составлении графика отпусков необходимо учесть следующее.
Трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляют одновременно с трудовым отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).
Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск ему следует предоставить авансом.
Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.
Часть трудового отпуска работающего по совместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.
Предоставление отпуска работающему по совместительству одновременно с отпуском по основному месту работы является обязанностью, а не правом нанимателя, и отказать в предоставлении такого отпуска он не вправе.
Порядок оформления предоставления трудового отпуска
Если трудовой отпуск работнику предоставляют в соответствии с графиком отпусков, он не обязан подавать заявление о предоставлении отпуска. Отпуск необходимо предоставлять в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника в следующих случаях:
В графике не указана дата начала отпуска;
- отпуск предоставляется не по графику отпусков (отпуск перенесен на другой срок);
- работник не включен в график (например, принят новый работник, женщина приступила к выполнению должностных обязанностей после отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет);
- график отпусков отсутствует.
О времени начала трудового отпуска наниматель обязан уведомить работника не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).
Уведомить работников о времени начала трудового отпуска можно следующими способами:
Вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания;
- путем направления руководителям соответствующих структурных подразделений такого списка;
- индивидуально - путем ознакомления работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты начала и окончания трудового отпуска.
Варианты уведомления, как правило, зависят от штата работников.
Возможность предоставления трудового отпуска досрочно
В случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам ст. 172 ТК предусматривает право нанимателя на досрочное (т.е. раньше срока, предусмотренного графиком трудовых отпусков или индивидуальным соглашением) предоставление трудового отпуска всем или отдельным категориям работников.
Особенность данного права заключается в том, что наниматель в этом случае действует в одностороннем порядке без согласия работников и профсоюза.
Заключительные положения
При составлении графика отпусков кадровой службе следует помнить еще об одном важном обстоятельстве - необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. о выполнении производственных, финансовых и иных планов. При планировании трудовых отпусков также надо учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его заместителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи, которые могут быть присущи организации определенной отрасли.
При составлении графика важно помнить и о таком моменте, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (с мая по сентябрь). Заметим, что законодательство о труде не дает определение понятия «летний период». Во избежание спорных ситуаций в локальном нормативном правовом акте организации следует самостоятельно установить границы летнего периода (его начало и окончание).
Планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.
В реальной жизни график отпусков, к сожалению, не всегда соблюдается по различным причинам: наступление у работника периода временной нетрудоспособности, наступление срока отпуска по беременности и родам, прием на работу новых сотрудников, выход работника на работу после окончания социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, приобретение путевки в санаторий, изменение срока предоставления трудового отпуска по семейным обстоятельствам, производственная необходимость и др. Однако основанием изменения графика отпусков является соглашение сторон.