С необходимостью учета командировочных расходов сталкивается практически каждый бухгалтер. Речь идет о суточных, расходах по проезду, найму жилья в командировке, о среднем заработке, который согласно требованиям законодательства нужно сохранить за сотрудником на период командировки. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает ряд нестандартных ситуаций по учету командировочных расходов и типичные ошибки бухгалтеров при отражении данных хозяйственных фактов. Методисты фирмы «1С» приводят порядок отражения командировки сотрудника, начиная от оформления кадровых документов и до расчета заработной платы на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
ст. 168 ТК РФот 30.04.2008 № 1024-6 .
от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3 , ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07 , ФАС СЗО и др.
Ошибки при учете командировок, по которым работник не выполнил служебное задание
Служебное задание (форма № Т-10а) является одним из основных документов по командировкам. В служебном задании помимо сведений о работнике и о месте его работы нужно указать цель, время и место командировки. По возвращении из командировки работник заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания».
Если служебное задание не выполнено не по вине работника, необходимо иметь в виду следующее. Возмещение командировочных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ). Таким образом, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные, проживание за время нахождения в служебной командировке и иные командировочные расходы независимо от того, выполнил он задание или нет. Подтверждает данный вывод Роструд в письме от 30.04.2008 № 1024-6 .
В отношении учета данных затрат при расчете налога на прибыль споры с проверяющими не исключены. Однако имеется положительная для налогоплательщиков арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 указано, что право на признание в налоговом учете командировочных расходов налогоплательщика никак не связано с результатами командировки. Такие же выводы содержатся в постановлениях ФАС УО от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3 , ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07 , ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 и др.
Важно отметить, что правильная формулировка служебного задания поможет снизить или вовсе исключить эти риски. Например, в самой формулировке можно заложить возможность отрицательного результата: вместо «выполнить» указать «оценить возможность выполнения работ и при наличии такой возможности выполнить». В таком случае, даже если работы не будут произведены, служебное задание будет выполнено.
Ошибки при учете несостоявшейся командировки
На практике возможна ситуация, когда по независящим от работодателя причинам командировка отменяется, но при этом часть расходов по ней уже была оплачена (например, уже оплачены визы).
Например, если командированный сотрудник заболел и вместо него в поездку был направлен другой работник, то, на наш взгляд, болезнь работника никак не влияет на производственную необходимость данных затрат. Вместе с тем при таком подходе не исключены претензии проверяющих.
В любом случае стоимость виз, предназначенных для въезда командированных лиц на территорию иностранного государства, оплаченных организацией, не подлежит обложению НДФЛ. Отмена поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам (письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Если в результате отмены командировки у работодателя возникает необходимость сдать приобретенные ранее билеты, перевозчик, как правило, удерживает часть их стоимости.
В данном случае возврат купленного билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки. А значит, удержанная перевозчиком сумма есть ни что иное, как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговое законодательство не запрещает относить на расходы при расчете налога на прибыль суммы санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Выполнение названных требований позволяет учесть командировочные при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). Если же эти требования выполнены не будут, речь идет о нарушении трудового законодательства. Размер штрафа по статье 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ составляет, в частности:
- для руководителя - от 1000 до 5000 руб.;
- для организации - от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, деятельность работодателя может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Ошибочное оформление поездок водителей в качестве командировок
Командировкой признается разовая поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ , п. 3 Положения).
В арбитражной практике есть отдельные арбитражные решения, подтверждающие, что действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей (в том числе дальнобойщиков) в виде командировок (постановления ФАС МО от 05.10.2009 № КА-А41/10098-09, ФАС ПО от 09.04.2008 № А57-11527/06).
Командировка правомерна, если, например:
- водитель будет следовать к месту командировки не на автомобиле, которым управляет, а, например, на самолете;
- водитель направляется в регион (местность), отличный от места его работы, которое оговаривалось при приеме (например: если в трудовом договоре или должностной инструкции водителя указано, что он работает в Москве, а направляют его в Тулу).
Ошибки при начислении оплаты за работу в выходной или праздничный день
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Если во время командировки сотрудник привлекается к работе в выходные или праздничные дни, оплата этого времени должна производиться с учетом норм, установленных трудовым законодательством (п. 5 Положения).
Если отгул за работу в выходной или нерабочий праздничный день работнику не предоставлен, нужно начислить оплату:
- сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
- сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
- сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Таким образом, неправильно будет начислять работнику двойную оплату по среднему заработку. Необходимо учитывать его ставку (размер оклада).
В письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни, утвержденных руководителем организации, в которую направлялся в командировку сотрудник организации.
Напомним, что выходной день - это не обязательно суббота или воскресенье. У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям сотрудникам можно установить выходные в любые дни рабочей недели согласно внутренним правилам трудового распорядка (ч. 3 ст. 111 ТК РФ). В таком случае суббота и воскресенье будут для сотрудника рабочими днями. Соответственно, и оплачивать их нужно в обычном порядке. То есть если командировка приходится на субботу и воскресенье, которые по индивидуальному графику работника выходными не являются, оплатить их нужно в общем порядке - исходя из среднего заработка.
Довольно часто день отъезда и приезда из командировки выпадают на выходные дни. В таком случае у бухгалтера может возникнуть вопрос, как их оплачивать.
Согласно пункту 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
При этом сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, Положением не предусмотрено.
Неверное оформление документов, подтверждающих, что на время командировки сотрудник поселился в арендованной квартире
Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ , постановление ФАС СЗО от 26.02.2008 № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным владельцем квартиры и нанимателем (командированным сотрудником).
Однако важно, чтобы в этом документе имелись все обязательные реквизиты, предусмотренные действующим Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п.2 ст.9).
Иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты (см., например, решение ФАС МО от 24.04.2007 № КА-А41/3090-07). Однако это единичные судебные решения.
Снизить риск претензий со стороны налоговых органов можно, если оформить документ, поименованный в ГК РФ - договор аренды.
Официальная позиция контролирующих ведомств заключается в том, что арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Такие затраты не признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Данный вывод содержится в письмах Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178 , от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533 , от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 . Чтобы обосновать расходы за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный работник, можно использовать командировочное удостоверение, проездные документы, приказ о командировке и т. д.
Ошибочное доначисление налогов, когда командированный работник не возвратил неиспользованный аванс
На практике нередко возможны ситуации, когда работник, возвратившись из командировки, в установленный срок не отчитывается по денежному авансу, выданному ему перед отъездом. Подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, не являются доходом работника - это его задолженность перед организацией.
Эту задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность взыскать. Например, удержав сумму долга из зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.
Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).
Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в , 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 .
Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Такой подход подтверждают письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ, от 09.08.2007 № 3044-6-0 , постановления ФАС УО от 19.08.2004 № Ф09-3354/04-АК, ЦО от 08.01.2004 № А54-2875/03-С21.
Оформление командировок вместо вахтового метода
И при работе вахтовым методом, и при командировке работник выезжает в местности, отличные от места нахождения работодателя.
Поэтому важно отличать эти понятия. Основные отличия заключаются в следующем:
1. Командировка предполагает разовое служебное поручение, а вахта - выполнение заранее спланированной производственной деятельности. Примерный перечень организаций, которым целесообразно использовать вахтовый метод работ, утвержден постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 .
2. При вахтовом методе возможен только суммированный учет рабочего времени.
3. Перечень сотрудников, которых нельзя привлекать к работе вахтовым методом, шире, чем перечень сотрудников, которых нельзя направлять в командировки (ст. 264 , 298 ТК РФ).
4. Сотрудники, отправляющиеся на вахту, должны пройти обязательный медосмотр в порядке, предусмотренном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (ст. 213 , 298 ТК РФ). Медицинские противопоказания при работе на вахте установлены пунктами 48, 49 Порядка, утвержденного в Приложении № 3 указанного приказа.
5. При командировке режим рабочего времени работодатель установить не может, так как он априори должен соответствовать режиму организации куда командирован работник. В случае вахтового метода режим работы устанавливает направляющая сотрудников в отдаленные районы организация. Продолжительность вахты не может превышать одного месяца, в исключительных случаях - трех месяцев (ст. 299 ТК РФ), при этом продолжительность ежедневной работы (смены) не может быть более 12 часов, а ежедневного (междусменного) отдыха с учетом обеденных перерывов - менее 12 часов (п. 4.2, 4.3 Основных положений , утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).
6. Имеется разница в оплате: при командировке - оплата по среднему заработку, суточные; при вахтовом методе - оплата по тарифной ставке, выплата надбавок и компенсаций, установленных законодательством в отношении вахтового метода.
7. В случае командировки сотрудник по возвращении должен предоставить письменный отчет о ее результатах, вахтовый метод характеризуется отсутствием любых письменных отчетов после окончанию работы.
Однако при ошибочном оформлении вместо вахтового метода командировок претензии налоговых инспекторов маловероятны. Это скорее сфера контроля трудовых инспекций.
Рассмотрев различные ситуации и типичные ошибки, отметим, что при кажущейся простоте такой хозяйственный факт, как направление работника в командировку, может на практике вызывать немало вопросов и далеко не все из них в настоящее время являются надлежащим образом урегулированными.
Оформление командировки в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"
Предположим, что организация направляет сотрудника в командировку с 19 января 2012 года по 25 января 2012 года.
Оформим командировочные документы: Кадровый учет -> Учет невыходов -> Командировки организации -> Добавить . Вносим данные из приказа на командировку.
Флаг Освобождать ставку следует устанавливать, когда установлен флаг контроля штатного расписания и планируется перевод другого сотрудника на эту позицию на период командировки.
Если флаг Напомнить не установлен, то автоматически, начиная с дня следующего за днем окончания командировки считается, что сотрудник вышел на работу на свое рабочее место в соответствии со своим графиком работы.
Если же этот флажок установить, то для того, чтобы указать, с какого числа сотрудник вернулся на свое рабочее место, нужно ввести документ Кадровый учет -> Учет невыходов -> Возврат на работу .
Из документа Командировки организаций мы можем распечатать следующие формы:
- Т-9 - Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- Т-9а - Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
- Т-10 - Командировочное удостоверение;
- Т-10а - Служебное задание.
На основании кадровых документов о направлении сотрудника в командировку сформируем расчетные документы: Расчет зарплаты по организации -> Анализ неявок -> Заполнить .
При этом подбираются все неявки, оформленные кадровыми и расчетными документами, у которых дата документа попадает в указанный период. В нашем случае это документы за январь 2012 года.
С этой обработкой пользователям удобно работать следующим образом:
Отменить у всех документов флаг Отметка ;
Установить отбор (правой кнопкой мыши) по типу неявки, который обрабатываем (в нашем случае в командировке );
Взять «первичные» документы кадрового учета и начать их обрабатывать. Для этого берем подписанный Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Находим соответствующую строку. Сверяем внесенные в программу данные с теми, которые подписаны руководителем. В случае обнаружения несоответствия следует вернуть документ в отдел кадров на доработку. При полном соответствии - установить флаг Отметка ;
После обработки «первичных» документов необходимо последовательно «нажать» (на экране мышкой) кнопки Создать документы, Рассчитать, Провести . Эти команды действуют только на отмеченные строки. При этом создаются, рассчитываются и проводятся соответствующие расчетные документы Оплата по среднему (рис. 1).
Рис. 1
Просмотреть эти автоматически созданные в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» документы можно, нажав «кнопку» Открыть расчетный или Расчет зарплаты - Неявки Оплата по среднему .
Можно ввести эти документы и без обработки. Расчет зарплаты -> Неявки -> Оплата по среднему и просто «вручную» заносить в новые документы все данные из приказа на командировку.
Если в выходной день в командировке произошел «авральный» выход на работу сотрудника, то для его оплаты следует внести документ Оплата праздничных и выходных дней (рис. 2).
Рис. 2
В результате проведенных документов отчет Табель учета рабочего времени Т-13 имеет вид, представленный на рисунке 3.
Понятие «однодневной» или «многодневной» командировки законодательно не определено. При этом однодневная командировка предполагает выезд и возвращение из нее в течение календарных суток. Однако работник может быть командирован на несколько дней и иметь возможность ежедневно возвращаться домой (к месту жительства (пребывания)).
Организация обязана выплатить работнику суточные в следующих размерах (п. 3 части второй ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК); п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - постановление № 48)):
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК).
Следовательно, для решения вопроса о том, является командировка однодневной либо нет, надо обратить внимание на цель командировки (служебное задание), а также на период выполнения работы, определенный нанимателем в задании.
Так, если работнику дается поручение «осуществить выкладку товара» и срок командировки в задании определен как один день, такая поездка будет признаваться однодневной командировкой. Если же при прочих равных условиях срок командировки в задании указан 2 дня, то такая командировка считается многодневной, несмотря на возможность работника ежедневно возвращаться к месту жительства (пребывания).
Оценку того, является ли расстояние незначительным, и решение вопроса о возможности ежедневного возвращения работника к месту жительства (месту пребывания) организация осуществляет с учетом:
Расстояния;
Условий транспортного сообщения;
Характера выполняемого задания;
Необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 3 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).
Решение о ежедневном возвращении работника к месту жительства (месту пребывания) необходимо оговорить в приказе (распоряжении) о командировании работника.
Пример 1
Работник командирован из г. Минска в г. Вилейку на неполный рабочий день, откуда согласно приказу нанимателя он должен вернуться к месту своей постоянной работы.
Так как продолжительность однодневной командировки по времени (в часах) законодательством не установлена, данная командировка признается однодневной. Работнику полагается выплатить суточные за 1 день командировки в размере 3,50 руб. (абзац третий п. 1 постановления № 48).
Пример 2
Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Дзержинск сроком на 5 дней с ежедневным возвращением в г. Минск.
Работнику необходимо выплатить аванс на расходы по проживанию вне места жительства (суточные) в размере 17,50 руб. (3,5 руб. × 5 дней).
При этом важно помнить об еще одном особом случае - когда работник командируется в день возвращения из предыдущей командировки. В такой ситуации оплату расходов за данный день следует производить в соответствии с абзацем вторым п. 1 постановления № 48.
Пример 3
Работник направляется в командировку на 2 дня в г. Дзержинск - 4 и 5 сентября. После возвращения из командировки 5 сентября работник в этот же день в связи с производственной необходимостью направляется в г. Витебск на 3 дня, с 5 по 7 сентября.
За 5 сентября работнику суточные должны быть выплачены по нормам возмещения расходов по командировкам в пределах Республики Беларусь, а именно в размере 7 руб.
Существует две возможности оформления двух командировок подряд:
- Каждая из командировок оформляется отдельным пакетом документации.
- Документально две командировки объединяются в одну.
Оформляем две командировки
При планировании отъезда работника предприятия или организации из одной командировки в другую (отъезд в новую командировку в день приезда из другой) по каждой из них оформляются:
- Приказ по организации.
- Служебное задание.
- Командировочное удостоверение (за исключением случаев направления работника в страны СНГ).
В табеле учета отметка о присутствии сотрудника на рабочем месте в день приезда-отъезда проставляется в соответствии с внутренними нормативными документами или по договоренности с руководством. Расчет оплаты суточных расходов осуществляется в соответствии со ст. 168 ТК РФ, а также коллективным договором предприятия или иным локальным документом, не противоречащим Трудовому кодексу.
Оплата суточных в ситуациях «две командировки в один день» происходит точно так же, как и при обычной командировке: деньги возмещаются сотруднику из расчета за каждый день нахождения в командировке.
Сложности при оформлении двойных командировок связаны, главным образом, с тем, что основные нормативные акты, регулирующие данные отношения («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» и Трудовой кодекс), конкретно описанную ситуацию вообще не рассматривают. Следовательно, возникает вопрос, в каком размере и каким образом начислять работникам суточные в день приезда-отъезда? В соответствии с рекомендациями Минфина РФ в таком случае можно предусмотреть два способа:
- Оплатить двойные суточные, исходя из того, что оплате подлежат как первый день новой командировки, так и последний день той, из которой работник прибыл.
- Оплатить суточные расходы работнику в одинарном размере, исходя не из количества командировок как таковых, а из общего количества суток, которые сотрудник провел в двух командировках вместе взятых.
При использовании обоих вариантов претензий со стороны налоговых органов не должно возникнуть.
Объединяем командировки
При предварительном планировании командировок работника можно предусмотреть вариант, при котором они будут объединены. С точки зрения предотвращения каких-либо претензий от налоговиков, такой способ оформления является наиболее безопасным. При таком оформлении двойной командировки работодатель не будет испытывать сложностей с выплатой сотруднику двойных суточных. Здесь могут возникнуть нюансы, связанные с оформлением командировочных документов. Но эта проблема легко решаема путем выдачи сотруднику одного служебного задания, в котором будут изложены все места назначения и задачи, которые работник должен решить в каждом из них. Приказ на такую командировку по организации издается один с перечислением мест, куда направляется сотрудник, целей и общей длительности командировки.
Сотрудник был в Италии в командировке (по приказу - на 3 дня). Потом он остался в Италии в очередной отпуск и вернулся через неделю (есть отметка в паспорте о возвращении и обратный билет). Если бы сотрудник не остался в отпуск, суточные начислялись бы следующим образом: за 2 дня - по нормам для Италии и за 1 день - по нормам для России (день возвращения). А в данном случае получается, что суточные надо начислять за 3 дня по нормам для Италии. Как начислять суточные? Какой день будет считаться днем пересечения границы для въезда в Россию, чтобы правильно определить размер суточных?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ, организации целесообразно отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки (за день возвращения из нее на территорию РФ) суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.
Несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
Расходы по проезду;
Расходы по найму жилого помещения;
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. Организации и учреждения всех форм собственности руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).
Согласно п.п. 17, 18 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Также можно воспользоваться совместными разъяснениями Минтруда и Минфина России (письмо от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу"). Там сказано, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Дату фактического пересечения границы после возвращения командированного можно проверить по отметкам в загранпаспорте.
Таким образом, получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.
Пример:
Работник выезжал в командировку на территорию Германии 10 ноября 2011 года, а вернулся 12 ноября 2011 года. Самолет вылетал из РФ 10 ноября 2011 года в 23:45. Отметка паспортного контроля о пересечении границы поставлена 10 ноября 2011 года. Значит, за этот день работнику уже полагались "заграничные" суточные. И это несмотря на то, что работник провел его на территории РФ. Даже если работник вернулся из командировки в 23:59 12 ноября 2011 и у него в паспорте стоит отметка о въезде на территорию РФ именно 12 ноября 2011, то за этот день он получит "российские" суточные, опять же несмотря на то, что почти весь этот день провел на территории Германии.
Если работник выезжает в командировку на несколько дней раньше ее начала или остается в месте командирования после выполнения служебного задания для проведения отпуска или на выходные, суточные за это время работнику не выплачиваются.
Конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Вариант N 1. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для загранкомандировок.
Многие работодатели оплачивают работникам суточные за день возвращения из командировки в повышенном "российском" размере (например из расчета норматива по заграничной командировке в пересчете на рубли). Соответствующие положения должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах или коллективных договорах.
Поскольку по расходам, учитываемым в целях налогообложения, специальных нормативов не предусмотрено, то и "повышенные" суточные за день возвращения из командировки могут быть учтены в расходах. Конечно, при условии, что именно такой порядок их оплаты принят в организации.
Страховыми взносами выплачиваемые суммы также не будут облагаться (п. 1 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.10 N 2538-19).
Обратите внимание, что в отношении НДФЛ ситуация иная.
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлен предельный размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ:
700 руб. - за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Так как день возвращения из командировки признается днем нахождения работника на территории РФ, то норматив необлагаемых суточных за этот день всего лишь 700 руб. На этот нюанс неоднократно обращало внимание финансовое ведомство. Так, в письмах Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140 указано, что при определении суммы суточных при направлении работников организации в заграничные командировки, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки принимаются в размере 700 рублей.
Суточные, выплаченные работнику сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ.
Таким образом, финансовое ведомство настаивает на том, чтобы в целях исчисления НДФЛ последний день командировки в любом случае считался днем нахождения на территории РФ.
Вариант N 2. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ.
В таком случае полагаем, что организации следует отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России. Поэтому, несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.
В противном случае размер суточных, начисленных сотрудникам, возвращающимся из загранкомандировки сразу после выполнения служебного задания, будет отличаться от размера суточных, сотрудникам, продолжающим после выполнения служебного задания находиться на территории иностранного государства в отпуске.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Командировки - явление всесезонное. И в этот раз мы обсудим очередную порцию ваших вопросов о том, как отправить работника в служебную поездку и избежать при этом проблем с налогами.
Командировочное удостоверение при однодневной командировке
С.О. Данчук, г. Калуга
Можно ли при однодневной командировке по России не оформлять командировочное удостоверение на сотрудника? Ведь расходов на проживание и суточных у него не будет.
: При направлении работника в однодневную командировку оформлять командировочное удостоверение не обязательн оп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение); п. 5 Письма Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 . Но если этого документа с отметками о прибытии в пункт назначения и выбытия из него не будет, то при проверке налоговики могут снять вам расходы на проезд. Ведь будет непонятно, добрался ли ваш работник до места назначения или нет.
Некоторым организациям при схожих обстоятельствах удавалось доказать, что сотрудник действительно в этот день был в командировке, с помощью других документов - приказа, служебного задания и, наконец, проездных билетов. Тем самым подтверждалась обоснованность расходов на выплату среднего заработк аст. 167 ТК РФ и на проезд. Но для этого компании пришлось обращаться в судПостановление ФАС МО от 11.04.2011 № КА-А40/1664-11-2 . Нужно ли вам такое решение вопроса? Проще все-таки оформить командировочное удостоверение.
Возмещение стоимости билетов, купленных за бонусы
М.П. Еремина, г. Новосибирск
Сотрудник вернулся из командировки, представил в бухгалтерию билет и сказал, что оплатил его бонусами, накопленными по своей личной банковской карте по программе лояльности (совместной перевозчика и банка). Должны ли мы теперь возместить ему стоимость билета?
Лучше не оплачивать билеты в командировку личными накопленными бонусами или милями. Если в билете будет указано, что он был оплачен бонусами, или в нем вообще не будет указана цена, организация не возместит стоимость билета.
: Неважно, что вам сказал сотрудник, это все только слова. А вы должны опираться исключительно на документы. Так как только на них будут смотреть и проверяющие.
Если ваш работник приобрел билет за мили (баллы, бонусы), значит, он ему достался бесплатно. Но далеко не каждая компания-перевозчик делает в своих билетах пометку о способе оплаты. При покупке, например, билетов РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными. Поэтому все будет зависеть от того, что написано в билете.
СИТУАЦИЯ 1. В билете указана его полная стоимость и не указано, каким образом он оплачен. Тогда нужно, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, а НДС по нему можно будет принять к вычету. Получается, что работник таким вот нестандартным способом может обналичить свои накопленные бонусы от перевозчика.
СИТУАЦИЯ 2. В билете указано, что он частично оплачен бонусами, частично - деньгами. То есть из билета видно, сколько «живых» денег потратил работник. Допустим, в соответствии с программой перевозчика пассажир оплачивает деньгами только топливный сбор. Тогда нужно возместить сотруднику только его реальные расходы.
Если же руководство несмотря ни на что примет решение компенсировать полную стоимость билета, то с части стоимости билета, оплаченной бонусами, безопаснее удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и не учитывать это возмещение в «прибыльных» расходах.
В стоимость проживания в гостинице включен завтрак
С. Шкаликова
Наша организация бронирует и оплачивает своим работникам гостиницу до их отправления в командировку, это обычная практика. Недавно сотрудник привез из гостиницы счет, в котором отдельно выделена стоимость завтраков с НДС. Как нам теперь ее учитывать?
: Для оплаты расходов на питание и других расходов, кроме проживания и проезда, работнику выплачиваются суточны ест. 168 ТК РФ ; п. 10 Положения . Поэтому с точки зрения налогообложения оплата завтраков командированному сотруднику - это необоснованный расход. Раз уж так вышло, безопаснее не учитывать стоимость завтраков в «прибыльных» расходах, не принимать с нее НДС к вычету, а также исчислить НДФЛ с этой суммы (так как завтрак может быть расценен как доход работника в натуральной форме) и удержать налог при ближайшей выплате работнику денежного доход ап. 1 ст. 210 НК РФ ; п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 .
Правда, однажды суд пришел к выводу, что стоимость завтраков можно учесть в «прибыльных» расходах и она не облагается НДФЛПостановление ФАС МО от 07.11.2012 № А40-112186/11-20-455 . Но это опять же решение суда. То есть право на такой «учет» завтраков надо будет еще доказать.
А вот начислять страховые взносы со стоимости завтраков не придется. Разъяснения об этом давали и ФСС, и Минздравсоцразвити яПисьмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 ; п. 7 Письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 .
Кстати, в вашей ситуации не получится взыскать с работника стоимость завтраков. Ведь гостиницу вместе с завтраками изначально оплатила компания и ваш работник к этому никакого отношения не имел. И вообще неизвестно, ходил ли он на эти завтраки.
Поездка работника за именной наградой
С. Остроухова, Амурская обл.
Нашему работнику за многолетний труд и вклад в развитие сельского хозяйства была присвоена государственная награда «За заслуги перед Отечеством». Для ее вручения требовалось личное присутствие работника в Москве. Поездку оформили как командировку. В качестве цели указали - получение госнаграды. Можно ли учесть возмещенные работнику расходы на поездку для целей налогообложения прибыли и не удерживать НДФЛ?
: При таком оформлении документов лучше не учитывать расходы на командировку для целей налогообложения и удержать НДФЛ с этой суммы.
По ТК в командировку работника можно направить только для выполнения служебного задани яст. 168 ТК РФ . Но если это задание не имеет отношения к деятельности компании и никакой пользы ей не принесет, то расходы на его выполнение с точки зрения НК экономически необоснованны. Поэтому расходы на такую поездку, по мнению Минфина, учитывать для целей налогообложения прибыли нельз я. То же самое можно сказать и в отношении среднего заработка, выплаченного работнику за дни нахождения в «командировке».
Кроме того, в Минфине считают, что с таких «командировочных» расходов нужно удержать НДФЛ как с дохода, полученного работником в натуральной форм еПисьмо Минфина от 22.11.2010 № 03-04-06/6-272 . И здесь бессмысленно пытаться доказать, что работник едет в командировку в интересах работодателя, так как именно работодатель «санкционировал» эту поездку. Из этого суды иногда делают вывод, что никакой выгоды сотруднику поездка не приносит, следовательно, не возникает обязанности удержать НДФЛ. Так было в ситуациях, когда работников отправляли участвовать в спортивных соревнованиях, мотогонках и интеллектуальной игр еПостановления ФАС СКО от 08.05.2009 № А63-13178/2008-С4-33 ; ФАС МО от 12.03.2012 № А40-35658/10-4-154 . В вашем же случае этот аргумент не сработает. Также на сумму возмещенных расходов работника нужно будет начислить страховые взносы. Ведь поездку ему организовывают в рамках трудовой деятельност ич. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .
А вот если бы целью командировки было, предположим, «проведение переговоров с потенциальными контрагентами», вы могли бы учесть командировочные расходы в обычном порядке.
Когда наступает полная материальная ответственность командированного
Е.Л. Акимова, г. Калининград
Отправляем своих работников в командировку и выдаем им достаточно крупные суммы наличных денег для закупки материалов. Нужно ли заключать с ними договоры о полной материальной ответственности?
: Нет, не нужно. Ведь выдача им наличных денег авансом автоматически делает их подотчетными лицами. И после возвращения из командировки они должны в течение 3 рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, и вернуть неистраченные средств ап. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Поскольку командированный несет полную материальную ответственность за те суммы, по которым не отчиталс яп. 2 ст. 243 ТК РФ . При этом взыскать с него по распоряжению руководителя вы сможете сумму, не превышающую его среднемесячного заработка. Приказ руководителя об этом должен быть оформлен в течение месяца со дня установления ущерб аст. 248 ТК РФ .
Если же работник задолжает вам больше, чем составляет его среднемесячный заработок, то взыскать остальную часть долга можно будет только через судстатьи 248 , 392 ТК РФ .
Кстати, даже если вы заключите со своими работниками, которым вручаете деньги, договоры о полной материальной ответственност истатьи 242 , 244 ТК РФ ; приложение № 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85 ; Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1 , порядок взыскания с них невозвращенных сумм будет точно такой же. Поэтому необходимости в таких договорах нет.
Возвращение из командировки в выходной день
Д.К. Шумилова, г. Чита
Работник на окладе по приказу отправлен в командировку с 14 по 18 марта. Обратный билет он принес на 17-е число, это воскресенье. На работу вышел 18-го, в понедельник. Так какой день командировки последний? Как оплатить этот день и всю командировку?
: День возвращения из командировки определяется по дате, указанной в билете, по которому работник вернулся в населенный пункт, где находится его постоянное место работ ып. 4 Положения . В вашем случае это 17-е число, а дата его выхода на работу и дата окончания командировки по приказу значения не имеют.
С вопросом, как оплачивать день возвращения из командировки, совпадающий с выходным днем, мы обратились в Минздрав России.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
“ Если по инициативе работодателя день возвращения из командировки попадает на выходной день, то он должен быть оплачен как работа в выходной ден ьст. 153 ТК РФ ; п. 5 Положения . То есть не менее чем в двойном размере оплачивается время нахождения в командировке в такой день до момента прибытия транспортного средства. Для работника, получающего оклад, в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимальная сумма оплаты за день возвращения рассчитывается исходя из двойной часовой части оклада.
Если же день возвращения из командировки попал на выходной день по инициативе самого работника, то оплачивать работнику этот день работодатель не обяза н” .
То есть если вернуться в воскресенье из командировки было единоличным решением работника и вас он об этом не уведомлял, то оплачивать ему этот день не нужно. А если работник согласовал с вами, что он вернется из командировки на день раньше, в свой выходной, и вы составили приказ об изменении периода командировки, то оплатить 17 марта нужно. За день возвращения работнику надо будет оплатить часы нахождения в пути, то есть до того часа, когда прибыл «обратный» транспорт. Чтобы рассчитать часовую часть оклада работника, его оклад нужно поделить на норму рабочих часов для него по производственному календарю за март. Оплатить этот день надо в двойном размере либо в одинарном, если работник попросит за этот день отгу лст. 153 ТК РФ .
Даже если работа была выполнена быстрее запланированного срока, не стоит брать обратный билет из командировки на выходной день без согласования с руководителем. В противном случае день нахождения в пути работодатель не оплатит.
Некоторым работникам удавалось доказать в суде, что оплата за день возвращения из командировки, попавший на выходной, должна быть посчитана исходя из двойной часовой части среднего заработка, а не из оклад аОпределение Московского горсуда от 09.09.2011 № 4г/3-7846/11 ; Апелляционное определение Тюменского облсуда от 18.04.2012 № 33-1500/2012 . Но, учитывая, что этот день должен оплачиваться как работа в выходной,
: Доход должен определяться на дату утверждения авансового отчет аПисьмо Минфина от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 . Ведь выдача работнику денег на руки до начала командировки еще не означает, что вся сумма станет его доходом. Например, он может вовсе не поехать в эту командировку, если заболеет до ее начала, или пробыть в ней меньшее количество дней. Поэтому если вы выплачиваете работнику суточные после его возвращения из командировки, то после утверждения авансового отчета вы сможете сразу из выплачиваемой работнику суммы суточных удержать НДФЛ. А если вы предоставляете деньги авансом, то НДФЛ со сверхлимитных суточных нужно будет удержать из ближайшего следующего денежного дохода, выплачиваемого работник уп. 4 ст. 226 НК РФ .